株主総会・事業説明会【リアル＆WEB配信ハイブリッド開催】

感染症拡大の影響により、リアル開催とWEB 配信を組み合わせたハイブリッド株主総会の実施例が増えています。
さらに2021 年 6 月には、産業競争力強化法に基づく会社法の特例として、「場所の定めのない株主総会」に関する制度が創設され、上場会社において、いわゆるバーチャルオンリー型の株主総会（※）を開催できるようになりました。
時代の流れをいち早く掴み、2020 年度よりハイブリッド株主総会を開催されていた大手 IT 機器関連メーカー様（以下A 社）に、ハイブリッド開催に踏み切った意図やメリットを伺いました。

※物理的な会場を用意せず、役員や株主がインターネット等の手段により出席する株主総会

―――株主総会は距離の問題や開催日の重複などで、参加したいと思ってもすべてに行くことはできない場合もあります。その上、昨年からはコロナ禍での影響も。
そこで当社は「開かれた総会」を目指し、会場にお越しいただけない株主の方にもオンラインを通じて会社の方向性、考え方等をお伝えする手段としています。また、社内においても「全社員が作り上げる株主総会（私たちの総会）」を目指しています。
またリアル開催に欠かせない感染症対策は、検温の実施、マスクの着用、手指消毒、座席間隔や待機列間隔の確保といった基本だけでなく、例年設置していた飲食コーナーの撤去、喫煙所の閉鎖、各所の仕切り設置、発熱者の参加自粛依頼など、細部にまで配慮し来場者の安心に配慮いたしました。

A社様は株主総会と事業説明会の模様をオンライン配信し、さらにリアルタイムで観られない株主のために、自社ホームページに録画を掲載していつでも視聴できるようにしました。

ーーー 録画をホームページにアップすれば時差のある海外の関係者にも配信できるという点も、海外投資家の多い当社にとっては大きなメリットだと感じました。また、昨年度は株主へのリアルタイム配信は１回だけでしたが、2021 年度は海外向けの英語配信も含めて２回に増やし、より充実した内容にできたと思います。

2021年の事業説明会ではメイン会場だけでなく国内外の拠点とのオンライン中継も加え、製品や事業への更なる理解促進を図った A 社様。事前質問による質疑応答など、双方向のコミュニケーションも力を入れました。

ーーー リアルでの良さは One to One で株主と深い話ができること。一方、オンラインはより幅広く、より多くの方に対して同時に発信できます。オンラインでもリアルの会場同様に、より深いコミュニケーションを図ることが今後の課題です。

最後に、当会場を例年ご利用いただいている上での会場選定のポイントを伺いました。

ーーー 平場の会場でステージが定位置ではないため、その年の規模、配置等に関して、柔軟にレイアウトが検討できます。また、会場・設営スタッフが会場に常駐しているため、リハーサル直前の気づきなどに対しても迅速に対応してもらえました。

その年の状況にもよるものの、株主との直接対話を重視し、リアルとオンラインのかけ合わせを最大限に活用したいという A 社様。ベルサールは今後もコミュニケーションによる新たな出会いの生まれる場として、安心で快適な場づくりをサポートしてまいります。

PLACE

この会場で開催しました

ベルサール新宿グランド

ホール＋ロビーで1,900㎡超、1,400名超を収容する新宿エリアの大規模ホール。

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